Das perfekte Event durchführen – mit der passenden Software

Event- und Messemanagement

Webconnect – die Software für Ihre Veranstaltung


Webconnect ist eine Teilnehmer- und Messestand Management Software, die nahezu keine Wünsche offen lässt. Von Teilnehmerregistrierung über Raum- und Terminverwaltung bis zur Leaderfassung werden alle wichtigen Funktionalitäten, die auf einer Messe von Bedeutung sind unter einem Dach zusammengeführt. Durch ein anpassungsfähiges Layout ist eine Anlehnung an Ihre Firmen CI für uns kein Problem. Als Webanwendung mit der Möglichkeit zum Multi-Server-Betrieb bietet Webconnect enorme Flexibilität bei bester Performance und durch die Mehrsprachigkeit der Software in allen Modulen werden auch internationale Events problemlos abgewickelt.

Unsere Module und Funktionen im Überblick:

Unsere webbasierte Software bietet die Möglichkeit Mitarbeiter bzw. Teilnehmer mit unterschiedlichen Anmeldeformularen für beliebige Events zu registrieren. Jedes Formular ist individuell design- und konfigurierbar und kann komplett an die CI des Unternehmens angepasst werden. Hierbei kann eine allgemeine Anmeldeseite mit Registrierungspasswort eingerichtet werden oder aber personalisierte Einladungen mit individuellem Passwort via Email oder Post verschickt werden. Bei letzterem werden zuvor Eckdaten der einzuladenden Teilnehmer via Excel-Liste in unser System eingespielt. Durch die Nutzung einer zentralen Datenbank sind Auswertungen des aktuellen Anmeldestatus in Echtzeit kein Problem.

Die im Vorfeld ins System eingespielten Mitarbeiterdaten können nun auf der Messe genutzt werden um schnellstmöglich den richtigen Ansprechpartner für Besucher und Kunden zu finden. Suchkriterien können frei konfiguriert werden, ebenso wie die Informationsseite zur Anzeige der Mitarbeiterdaten. Mittels Mausklick kann ein Mitarbeiter direkt angerufen werden oder auch alternativ eine E-Mail, SMS oder kurze Chatnachricht in unsere verfasst werden. Ebenso schnell kann ein neues Namensschild für den Mitarbeiter direkt aus dem System an den Drucker gesendet werden. Auch hier reicht ein einfacher Mausklick. An dieses Namensschild oder ID-Card können weitere Features des Systems gebunden werden. Ein integrierter NFC Chip ermöglicht es, Zugang zu bestimmten Bereichen zu erlauben, in Catering Bereich oder im Werbemittel-/Shopsystem Einkäufe zu tätigen oder sich an dafür vorgesehenen Terminals am Stand ein- und auszuchecken.

Das CheckIn/-Out System ermöglicht es dem Info Desk direkt sehen zu können, ob ein Mitarbeiter gerade auf dem Stand anwesend ist. Durch eine farbliche Hervorhebung in der Mitarbeiterliste des Systems ist auf den ersten Blick erkennbar ob ein Mitarbeiter gerade verfügbar ist oder nicht. Die Möglichkeit verschiedene Checkout-Gründe und die geplante Zeit der Rückkehr festzulegen, verfeinert den Informationsgehalt für den Infodesk noch mehr. So ist es sicherlich nützlich zu wissen, ob ein Kollege nur in einem kurzen Briefing ist oder die Veranstaltung für den heutigen Tag verlassen hat.

Dieses CheckIn/-Out System ist auch in unserer App Heidler Fair Mobile verfügbar, so dass sich Mitarbeiter bequem mit ihrem Smartphone ein- und auschecken können. Auch hier kann man direkt sehen ob ein Kollege verfügbar ist und wann er vermutlich zurück sein wird.

Mit unserem Zugangskontrollsystem öffnen sich Türen auf Ihrem Stand nur für einen dedizierten Personenkreis. Teilnehmer in unserem System können Berechtigungsgruppen zugeordnet werden in welchen unter anderem verankert ist, zu welchen Bereichen Mitglieder dieser Gruppe Zugang haben.

Analog zur Mitarbeiterverwaltung können auch im System hinterlegte Kunden oder Besucher via frei konfigurierbarer Suche gefunden werden. Aber auch eine elektronische Abbildung eines Leaderfassungsbogens ist in Webconnect schnell umgesetzt. Der Kontaktbogen kann dann beispielsweise am iPad, Laptop oder PC ausgefüllt werden. Nach erfolgter Erfassung können automatisch sowohl Emails an den Kunden selbst, als auch an zuständige Vertriebsstätten oder ähnliches versandt werden. Hierbei kann beispielsweise ein aufgefülltes PDF Kontaktformular angehängt werden, damit der Kontakt direkt weiterbearbeitet werden kann. Selbstverständlich können jederzeit Auswertungen im Excel Format aus dem System gezogen werden.

Das Raumverwaltungstool von Webconnect bietet eine schnelle Übersicht über die auf dem Stand vorhandenen Besprechungsräume und Meeting Areas. Hier können Termine für Mitarbeiter gebucht werden und bei Bedarf auch direkt Erinnerungen für Outlook oder andere gängige Kalenderanwendungen verschickt werden. Auch eine Erinnerungsfunktion via SMS ist möglich. Eine Übersicht der eigenen Termine kann auch in unserer Messeapp angezeigt werden.

Mittels unseres Digital Signage Systems können die gebuchten Termine nun an unseren elektronischen Türschildern direkt am Raum angezeigt werden, um die aktuelle Belegung und ggf. auch Folgetermine darzustellen. Das Layout des Türschildes ist auch hier wieder vollkommen frei konfigurierbar. Alternativ besteht auch die Möglichkeit eine Belegungsübersicht der Räume zentral an einem großen Bildschirm anzeigen zu lassen. Genau wie die elektronischen Türschilder, aktualisiert sich diese Anzeige automatisch.
Selbstverständlich können Termine für Mitarbeiter auch ohne eine Raumzuordnung gebucht werden. Alle Termine eines Mitarbeiters können auf dessen Übersichtsseite angezeigt werden, was eine schnelle Auskunft über seine Verfügbarkeit gegenüber Besuchern und Kunden deutlich vereinfacht.

Das Raumverwaltungstool von Webconnect bietet eine schnelle Übersicht über die auf dem Stand vorhandenen Besprechungsräume und Meeting Areas. Hier können Termine für Mitarbeiter gebucht werden und bei Bedarf auch direkt Erinnerungen für Outlook oder andere gängige Kalenderanwendungen verschickt werden. Auch eine Erinnerungsfunktion via SMS ist möglich. Eine Übersicht der eigenen Termine kann auch in unserer Messeapp angezeigt werden.

Mittels unseres Digital Signage Systems können die gebuchten Termine nun an unseren elektronischen Türschildern direkt am Raum angezeigt werden, um die aktuelle Belegung und ggf. auch Folgetermine darzustellen. Das Layout des Türschildes ist auch hier wieder vollkommen frei konfigurierbar. Alternativ besteht auch die Möglichkeit eine Belegungsübersicht der Räume zentral an einem großen Bildschirm anzeigen zu lassen. Genau wie die elektronischen Türschilder, aktualisiert sich diese Anzeige automatisch.
Selbstverständlich können Termine für Mitarbeiter auch ohne eine Raumzuordnung gebucht werden. Alle Termine eines Mitarbeiters können auf dessen Übersichtsseite angezeigt werden, was eine schnelle Auskunft über seine Verfügbarkeit gegenüber Besuchern und Kunden deutlich vereinfacht.

Unser Shopsystem bietet die Möglichkeit Waren sowohl für den klassischen Merchandise Shop als auch für ein Werbemittel System zu verwalten. Rechnungen und Einzelnachweise sowie Quittungsdruck sind standartmäßig im Shopsystem implementiert. Diverse Auswertungs- und Statistikexporte im BackOffice sowie eine integrierte Lagerverwaltung sorgen dafür, dass hinter den Kulissen alles reibungslos abläuft. Unser Shopsystem ist bestens für Messen und Veranstaltungen geeignet, ersetzt aber nicht ihr internes Registrierkassensystem und kann auch nicht direkt Auswertungen an ihr Finanzamt übermitteln.

Um die Arbeitsabläufe im Bewirtungsbereich einer Messe oder Veranstaltung zu vereinfachen und zu beschleunigen, gibt es das mobile Cateringsystem von Heidler. Dieses kann auf jedem Android Smartphone installiert werden und ist nach einer kurzen Erstkonfiguration sofort einsatzbereit.

Ihre Kellner nehmen dann die Bestellungen an den nummerierten Tischen auf und senden diese direkt in die Küche, wo diese auf einen Bon ausgedruckt und direkt bearbeitet werden können. Durch Angabe der Tischnummer kann die Bestellung dann von Essenszustellern direkt zum Gast gebracht werden. Falls gewünscht kann bei einer Bestellung auch die ID-Card des Mitarbeiters gescannt werden, um so dessen Kostenstelle belasten zu können.

LASSEN SIE UNS SPRECHEN.
Software-Lösungen passend zu Ihrer Veranstaltung

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Es berät Sie

Burkhard Menges

Teamleiter Softwareentwicklung

Touchpoints – die Lösung!

Die Heidler Touchpoints bieten Ihnen die Möglichkeit Ihre wichtigsten Exponate und Themengebiete mit Scaneinheiten auszustatten. Hier werden Informationen zum Produkt oder Thema hinterlegt, welche dann von Ihren Besuchern via Scan einer vorher ausgegebenen Einladungs- bzw. ID-Karte abgerufen werden können. Eine klassische Methode ist hier natürlich der automatische Email Versand von Infomaterial, allerdings besteht beispielsweise auch die Möglichkeit Informationen wie Image Filme o.ä. an einem dafür vorgesehenen Display abzuspielen. Darüber hinaus erhalten Sie die Information darüber welcher Kunde sich für welche Produkte und Themen interessiert. Hier ist auch eine Anbindung an Ihr CRM denkbar, sprechen Sie uns einfach an.

Auch mobil ist einiges möglich – mit den Heidler Apps

Heidler Fair Mobile

HFM ist die App für Messen oder größere Events. Sie bildet die Schnittstelle zu unserem Veranstaltungstool Webconnect, so dass auch Ihre Teilnehmer den Überblick behalten. Die App bietet ein Event-Telefonbuch in dem auch direkt ersichtlich ist ob ein anderer Teilnehmer anwesend bzw. verfügbar ist. Man selbst kann seinen aktuellen Verfügbarkeitsstatus ganz einfach mit der App an das System übermitteln, so dass Infodesk und Kollegen entsprechend informiert sind. Die Messenger Funktion bietet die Möglichkeit für einen schnellen und unkomplizierten Informationsaustausch, auch wenn ein Teilnehmer gerade nicht telefonisch erreichbar ist. Das System kann außerdem in der App Dokumente zur Verfügung stellen, die für die Veranstaltung interessant sind. So können sie im Vorfeld z.B. Standpläne, Fahrpläne, Speisekarten, Infoblätter etc. in unser System hochladen und so den Teilnehmern verfügbar machen. Auch behält der Teilnehmer mit der App immer seine auf der Veranstaltung gebuchten Termine im Blick, welche er sich innerhalb der App übersichtlich auflisten lassen kann.

Mobiles Catering

Um die Arbeitsabläufe im Bewirtungsbereich einer Messe oder Veranstaltung zu vereinfachen und zu beschleunigen, gibt es das mobile Cateringsystem von Heidler. Dieses kann auf jedem Android Smartphone installiert werden und ist nach einer kurzen Erstkonfiguration sofort einsatzbereit.
Ihre Kellner nehmen dann die Bestellungen an den nummerierten Tischen auf und senden diese direkt in die Küche, wo diese auf einen Bon ausgedruckt und direkt bearbeitet werden können. Durch Angabe der Tischnummer kann die Bestellung dann von Essenszustellern direkt zum Gast gebracht werden. Falls gewünscht kann bei einer Bestellung auch die ID-Card des Mitarbeiters gescannt werden, um so dessen Kostenstelle belasten zu können.

Rufsystem für Ihr Servicepersonal

Um Catering oder andere Servicedienstleistungen in Besprechungsräumen oder Büros verfügbar zu machen, haben wir zwei hervorragende Rufsysteme zur Auswahl.

Funkbasiertes Kellnerrufsystem

In großen und schlecht überschaubaren Räumlichkeiten ersetzt der Kellnerruf den Blickkontakt zum Gast. Das System basiert auf aktueller Funk-Technik und ist Akku bzw. Batterie betrieben. Die kleinen Tischsender (Rufknöpfe) können auf den Tischen positioniert werden, ebenso ist ein flächenbündiger Einbau möglich. Den Empfänger für das Servicepersonal gibt es in der Armband-Variante, aber auch Pult- oder Festeinbau-Lösungen sind möglich.

Rufsystem über Touchscreens

Bei diesem System werden in den jeweiligen Räumen kleine Touchscreens installiert über die ein Serviceruf abgesetzt werden kann. Dieser wird dann in der Küche oder dem Bereitschaftsraum des Personals an einem großen Übersichtsbildschirm mit Touchfunktion angezeigt und kann dort direkt bestätigt werden. Der Serviceruf kann entweder in einer Listenansicht angezeigt werden oder aber auch als Overlay auf einem zuvor hinterlegten Lageplan der Büros oder Meetingräume. Nach der Bestätigung des Rufs begibt sich dann ein Servicemitarbeiter auf dem Weg zum jeweiligen Raum – am besten natürlich ausgestattet mit einem Smartphone und unserer mobilen Catering App.

Digitaler Broschürenversand

Keine native App aber für den Gebrauch auf iPad oder Android Tablet optimiert ist unser Broschürenbestellsystem. Sie haben Produktbroschüren im PDF Format, die Sie zum einen auf einer Veranstaltung dem Kunden kurz präsentieren als auch zugänglich machen wollen? Dann ist dieses Tool genau das Richtige für Sie. Unterteilt in beliebige Kategorien lassen sich die von Ihnen bereitgestellten Broschüren auf dem Tablet anzeigen, durchblättern und bei Bedarf per Email versenden. Beim Email Versand werden für ein oder auch mehrere PDF Downloadlinks generiert, die dann in ein vorher definiertes Email Template eingebettet und an den Kunden versendet werden.

Tischreservierungs Tool

Unser Tischreservierungstool wurde zu dem Zweck entwickelt, eine möglichst optimale Auslastung von Tischbelegungen auf Ihrem Event zu erreichen. Im Vorfeld können Bereiche angelegt werden, welche dann mit Tischen bestückt werden. Vor und auch während des Evens können diese dann für eine beliebige Dauer reserviert werden. Eine für Tablets optimierte Anzeige ermöglicht es dem Servicepersonal während der Veranstaltung für einen gewünschten Zeitslot zu prüfen ob noch Tische verfügbar sind und ggf. auch direkt zu reservieren.

Noch nicht das richtige für Sie dabei?

Lassen Sie sich die passende Software einfach entwickeln!

Neben unserer bestehenden Messeverwaltungssoftware „Webconnect“ bieten wir auch an, individuelle Software zugeschnitten auf Ihre Bedürfnisse zu entwickeln. Unsere Stärken liegen hier bei Webanwendungen, also Anwendungen auf die Sie über ihren Browser zugreifen können, und bei mobilen Apps für Android und iOS.
Webanwendungen haben den großen Vorteil, dass sie auf allen gängigen Betriebssystemen, sowie auf Smartphones und Tablets funktionieren. Im Gegensatz zu einer nativen App sparen Sie hier auch die Anbindung an den jeweiligen App Store. Möchten Sie interne Arbeitsabläufe und Kommunikation optimieren oder Bestellungen und Nachrichten an Dienstleister vereinfachen und automatisieren? Wir beraten Sie gern und entwickeln mit Ihnen zusammen die optimale Lösung.